Характер работы

В наше время многие должности связаны с разъездами по работе. И это далеко не только курьеры. Никого уже не удивит описание вакансии офис-менеджера, бухгалтера и преподавателя с указанием на разъездной характер работы. Однако такое условие требует учесть ряд моментов.

Трудовой кодекс Российской Федерации (далее – ТК РФ) не содержит определения понятия «разъездной характер работы», но на практике под ним понимается относительно регулярное выполнение трудовых обязанностей вне постоянного места работы

Прежде всего, работодателю нужно определиться, какие именно должности будут иметь разъездной характер работы. Никаких ограничений тут нет, и у разных организаций это будут абсолютно разные списки. Например, если бухгалтер всю отчетность передает через онлайн сервисы, то понятно, что у него нет необходимости куда-то ездить. Если же вашему бухгалтеру нужно регулярно посещать ФНС, ПФР и иные организации, то у него точно разъездной характер работы.

Полный перечень должностей нужно закрепить в локальном нормативном акте (далее – ЛНА). Чаще всего, это делают в Правилах внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР). Там же надо указать, каким именно образом будет оформляться отсутствие сотрудника.

И тут тоже нет никаких ограничений или законодательно установленных норм. На практике одни организации вводят журнал разъездов, где каждый работник отмечается – когда, куда, зачем он отправился и когда вернется. В других — сотрудники пишут служебную записку на имя непосредственного руководителя, в которой перечисляют те же сведения.

Кроме этого, не забудьте, когда принимаете сотрудника на должность из списка, у него в трудовом договоре должно быть указание на разъездной характер работы. Если этого не сделать, то несмотря на список в ЛНА, работник не сможет так просто отлучаться с работы (ст. 57 ТК РФ).

Компенсация за разъездной характер работы предусмотрена ст. 168.1 ТК РФ и, по сути, такая же, как при командировках:

  • расходы по проезду;
  • расходы по найму жилого помещения;
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);
  • иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Конечно, при разъездном характере чаще всего бывают только расходы по проезду – сотрудник ездит не так далеко и к вечеру возвращается домой. Но если так случилось, что он не успевает вернуться (например, дальняя поездка по Московской области зимой в снегопад), то ему придется где-то ночевать,  и сотруднику надо выплатить суточные.

Но как правило, работодателю достаточно обеспечить разъездного работника проездным по городу, чтобы выполнить свою обязанность по компенсации расходов на проезд.

В целом от командировок разъездной характер работы отличается тем, что это достаточно регулярные поездки, недалеко от основного места работы и с упрощенным оформлением. Однако тот порядок оформления, который тут приведен, соблюсти необходимо.

Во-первых, если этого не сделать, то с сумм компенсации сотрудникам за разъезды вам придется платить еще и взносы в фонды (см. письмо Минфина России от 25.07.2018 No03-04-06/52242). Просто без такого оформления налоговая не признает эти расходы именно компенсацией за разъезд.

Во-вторых, в интересах самого работодателя оформить все правильно на случай непредвиденных ситуаций. Дело в том, что в соответствии с трудовым законодательством работодатель несет ответственность за сотрудников в рабочее время. А сотрудники обязаны находиться в месте работы (ст. 15, 21, 22, 57 ТК РФ). Если в рабочее время что-то происходит нехорошее с сотрудником – это с большой долей вероятности может быть признано несчастным случаем на рабочем месте со всеми вытекающими последствиями. Это неприятная, но вполне решаемая ситуация для работодателя. А вот если работник пострадал в рабочее время, но вне рабочего места, то последствия могут быть куда серьезнее – тут обычными компенсациями за несчастный случай не обойтись. Тут еще и штрафы будут. И вопросы к дисциплине труда.

В-третьих, правильное оформление разъездного характера работы убережет вас от штрафов за заемный труд, который у нас в стране запрещен (ст. 56.1 ТК РФ). У проверяющих органов может возникнуть вопрос, а что делает ваш сотрудник (например, наладчик оборудования или инструктор по работе с какими-то механизмами) на территории другого работодателя? Выполняет трудовые обязанности? Но договор то у него с вами. Значит, заемный труд?

Понятно, что у вашей организации есть договор с другим юридическим лицом на выполнение работ или оказание услуг. Но такой договор к вашим сотрудникам имеет мало отношения. И чтобы в его рамках отправить специалистов что-то сделать у контрагента без угрозы штрафов, как раз и нужно правильное оформление разъездного характера работы.

В целом, как видите, правильно оформить разъезды своим сотрудникам несложно, это обезопасит вас, а также сбережет ваши финансы.

Характер работы – какие бывают разновидности?

Уточнение характера работы в трудовом соглашении требуется по закону. Существуют такие типы этого параметра:

  • разъездной;
  • в дороге;
  • подвижной;
  • другие разновидности.

Законодательство не имеет четких определений каждого из типов работ. Однако, изучив нормативные акты, можно понять, что имеется в виду.

Оплата выездной работы

В законодательстве нет упоминаний об особых режимах оплаты разъездного труда. Значит, систему оплаты в этом случае снова регулирует работодатель и утверждает внутренними нормативными документами.

Если выбрана почасовая оплата либо введены дополнительные начисления за переработки, в графике учета рабочих часов должны делаться соответствующие отметки, чтобы рассчитать точно отработанные часы за период.

А вот что касается компенсации расходов на рабочие цели, тут есть свои особенности. Затраты, которые работодатель обязан вернуть сотруднику, прописаны в ст. 168.1 ТК РФ:

  • Затраты на транспорт или ГСМ.
  • Расходы на жилье.
  • Суточные.
  • Любые другие затраты, совершенные в рабочих целях (при условии уведомления и получения согласия работодателя), в том числе на привлечение к рабочему процессу третьих лиц.

Как уже было сказано выше, порядок и величина компенсации расходов сотрудникам указываются во внутреннем документе организации.

Как правило, применяется один из двух вариантов возмещения расходов:

  • Доплата (надбавка) к основному окладу.
  • Возмещение затрат согласно представленным к авансовому отчету документам, подтверждающим расходы (чеки, квитанции).

Разберем оба этих варианта подробнее.

Возмещение расходов в виде доплат к основному окладу

К доплатам прибегают зачастую в ситуации, когда сотрудник осуществляет выезды по России по одним и тем же маршрутам, и перечень его расходов установлен и предсказуем. Законодательством не определен фиксированный уровень таких доплат (кроме некоторых отраслей). Поэтому размер надбавки устанавливается путем анализа однообразных расходов и утверждается работодателем. При этом надбавка должна полностью покрывать все затраты и суточные сотрудника. Дополнительно возникающие затраты возмещаются на основании приложенных документов.

Важно: компенсационные доплаты ежемесячно должны быть фиксированными и совпадать с регламентированными в трудовом договоре или другом нормативном документе, определяющем порядок и величину компенсаций. Все суммы сверх указанных в данном нормативном документе будут признаны оплатой труда с соответствующим налогообложением и обязанностью отчисления страховых взносов.

Безусловно, такой способ несколько упрощает документооборот. Однако есть и обратная сторона: в некоторых случаях суды обязывают отчислять с таких доплат НДФЛ и страховые взносы.

Несмотря на то, что, по сути, такие выплаты являются не оплатой труда, а компенсационными выплатами, освобождаемыми от налогообложения (ст. 217 НК РФ), – существует судебная практика, когда решение принималось не в пользу работодателя. Правда, в последнее время надбавки за разъездной характер работы чаще все же признают компенсациями. Такую позицию выразил Минфин в Письме № 03-04-06/1626.

Возмещение расходов на основании документов

Такой способ возмещения расходов приемлем при длительных разнообразных поездках сотрудника, в том числе за границу. В этом случае работник должен собирать все документы, подтверждающие его расходы.

Обращаем ваше внимание, что питание не является видом расходов, которые учитываются при формировании налоговой базы. То есть они не могут быть включены в затраты на возмещение НДС. И с возмещения расходов на питание сотруднику придется оплатить НДФЛ и страховые взносы, так как они должны учитываться не иначе как оплата труда.

Все остальные подтвержденные расходы не подлежат налогообложению и обложению страховыми взносами.

Самым удобным вариантом, позволяющим не переплачивать в виде надбавок лишние суммы (которые не всегда могли быть потрачены) и не вызывающим проблем с дотошным собиранием всех расходных документов, – является комбинированный подход. Когда рабочие затраты на транспорт, ГСМ, наем жилья оплачиваются по документам, а личные затраты, связанные с пребыванием вне дома, – в виде надбавок к окладу (аналогично суточным при служебных командировках).

Важно отличать разъездной характер работы от экспедиций и работы в полевых условиях, так как данные виды деятельности имеют свои особенности оформления и оплаты труда.

Особое внимание стоит уделить оформлению нормативного документа о разъездной работе. В нем важно прописать все тонкости, определения и документы (в том числе шаблоны таких документов), утвержденные непосредственно в вашей организации и служащие основанием для направления в рабочую поездку, подтверждения разъездных затрат. Указать подробно компенсации, которые вы гарантируете сотрудникам в связи с разъездным характером работ, способ и размеры возмещения расходов. Установить режим труда таких сотрудников.